CARA MEMBUAT SALINAN BACKUP DARI FILE

Bagaimana cara membuat salinan backup dari file .pst

Jika Anda tidak menggunakan Outlook dengan Microsoft Exchange Server, maka Outlook akan menyimpan semua data dalam file .pst. Anda dapat menggunakan salinan backup untuk memulihkan data Outlook Anda jika file .pst asli rusak atau hilang. Bagian ini menjelaskan cara membuat salinan dari seluruh file .pst Anda, dengan semua item default didalam file tersebut.

Ikuti langkah berikut untuk mem-backup seluruh file .pst:

1. Tutup semua program messaging seperti Outlook, Microsoft Exchange, atau Microsoft Windows Messaging.
2. Klik Start, lalu klik Run. Copy dan paste (atau ketikan) perintah berikut ini pada kotak isian yang tampil, lalu tekan ENTER:
   control panel
   Control Panel akan ditampilkan.
   
   Catatan Jika Anda melihat layar Pick a category, klik User Accounts, dan lanjutkan ke langkah ke-3.
3. Klik-ganda icon Mail.
4. Klik Show Profiles.
5. Klik profil yang sesuai, lalu klik Properties.
6. Klik Data Files.
7. Dibawah Name, klik Personal Folders Service yang ingin Anda backup. Secara default, service atau layanan ini dinamakan Personal Folders. Namun, bisa juga layanan ini memiliki nama lain.
   
   Catatan Jika Anda memiliki lebih dari satu Personal Folders Service pada profil Anda, maka Anda harus mem-backup tiap-tiap file .pst secara terpisah.
   
   Jika tidak ada entri yang bernama Personal Folders dan Anda belum menyimpan informasi apapun seperti pesan, kontak, ataupun janji pada Outlook, maka kemungkinan Anda belum mengaktifkan Personal Folders Service. Pergilah ke bagian "Referensi" untuk melihat informasi bagaimana cara membuat sebuah file .pst.
   
   Jika Anda tidak mendapatkan Personal Folders Services pada profil Anda dan Anda dapat menyimpan informasi seperti pesan, kontak ataupun daftar janji pada Outlook, maka informasi Anda tersebut kemungkinan tersimpan didalam mailbox pada Exchange Server. Cobalah menggunakan instruksi dibagian "Bagaimana cara mem-backup file data .pst yang terletak di Microsoft Exchange Server". 
8. Klik Settings, dan catat lokasi path serta nama file yang ditampilkan.
   
   Catatan Karena file .pst berisikan semua data yang tersimpan didalam folder MAPI yang digunakan Outlook, maka file dapat berukuran sangat besar. Untuk memperkecil ukuran file .pst tersebut, klik Compact Now didalam jendela Settings. 
9. Tutup semua jendela Properties.
10. Gunakan Windows Explorer atau My Computer untuk menyalin file yang telah Anda catat di langkah ke-8. Anda dapat menyalin file ke lokasi lain di hardisk Anda, atau ke removable media seperti misalnya floppy disk, CD-ROM, portabel hardisk, magnetic tape cassette, atau media penyimpan data lainnya.

Bagaimana cara mem-backup file data .pst yang terletak di Microsoft Exchange Server

Untuk mengetahui bagaimana mem-backup data Anda jika Anda menggunakan Outlook dengan Microsoft Exchange Server, maka Anda harus mengetahui di mana data tersebut disimpan. Lokasi pengiriman dan penyimpanan default untuk data Outlook adalah didalam mailbox Exchange Server. Administrator Exchange Server umumnya menangani backup mailbox tersebut pada server. Namun, beberapa administrator Exchange Server juga ada yang menyimpan file data .pst Outlook pada hardisk Anda.

Ikuti langkah berikut ini untuk melihat di mana Outlook menyimpan data Anda:

Untuk Outlook 2007:

1. Pada menu Tools, klik Options, klik tab Mail Setup, lalu klik E-mail Accounts.
2. Didalam jendela Account Settings, klik tab Data Files.
   
   Jika field Name berisikan kata "Mailbox" yang diikuti dengan nama e-mail, maka Outlook menyimpan datanya didalam folder pada Exchange Server. Hubungi administrator Exchange Server untuk mendapatkan informasi perihal penanganan backup ini.
   
   Jika field berisikan kata "Personal Folder" atau nama sebuat set dari personal folders atau file .pst, maka Outlook menyimpan pesan-pesan baru, kontak, daftar janji, dan data-data lainnya didalam file .pst yang terletak pada hardisk Anda. Untuk mem-backup data tersebut, pergilah ke bagian "Bagaimana cara membuat salinan backup dari file .pst".

Untuk Outlook versi sebelumnya:

1. Pada menu Tools, klik E-mail Accounts.
   
   Catatan Opsi ini mungkin tidak tersedia di beberapa jaringan. Administrator jaringan mungkin telah menghilangkan opsi ini untuk memproteksi informasi akun. Jika Anda tidak melihat opsi Email Accounts, hubungi administrator jaringan untuk meminta bantuan.
2. Klik View or Change Existing Email Accounts, lalu klik Next.
3. Lihat opsi Deliver new e-mail to the following location. Jika opsi tersebut berisikan kata Mailbox" yang diikuti dengan nama e-mail, maka Outlook menyimpan datanya didalam folder pada Exchange Server. Hubungi administrator Exchange Server untuk mendapatkan informasi perihal penanganan backup ini.
   
   Jika field berisikan kata "Personal Folder" atau nama sebuat set dari personal folders atau file .pst, maka Outlook menyimpan pesan-pesan baru, kontak, daftar janji, dan data-data lainnya didalam file .pst yang terletak pada hardisk Anda. Untuk mem-backup data tersebut, pergilah ke bagian "Bagaimana cara membuat salinan backup dari file .pst".

Bagaimana cara untuk mengekspor file data .pst

Jika Anda ingin membuat backup untuk beberapa data Outlook saja, Anda dapat membuat backup file .pst baru hanya untuk data yang ingin Anda simpan saja. Proses ini disebut dengan ekspor file data .pst. Sebagai contoh, mungkin Anda memiliki informasi penting dalam beberapa folder dan Anda memiliki item lain yang kurang begitu penting dalam folder yang jauh lebih besar. Maka Anda dapat mengekspor hanya folder penting tersebut atau daftar kontaknya dan menghilangkan folder lainnya seperti misalnya folder Sent Mail.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk ekspor folder tertentu:

1. Buka Outlook.
2. Pada menu File, klik Import And Export. Jika item menu tidak tersedia, arahkan pointer mouse ke simbol dibagian bawah menu, lalu klik Import and Export.
3. Klik Export To File, lalu klik Next.
4. Klik Personal Folder File (.pst) , lalu klik Next.
5. Klik folder yang ingin Anda ekspor ke file .pst yang baru, lalu klik Next.
6. Klik  Browse, lalu pilih lokasi dimana Anda ingin menyimpan file .pst yang baru tersebut..
7. Didalam kotak File Name, ketikan nama untuk file .pst yang baru tersebut lalu klik OK.
8. Klik Finish.

Catatan Properti desain folder meliputi perizinan, filter, deskripsi, bentuk, dan tinjauan. Jika Anda mengekspor item dari satu file .pst ke yang lainnya, maka properti desain folder tidak dipertahankan.

Bagaimana cara mengimpor file data .pst ke Outlook

Anda dapat menggunakan salinan backup dari file .pst Anda untuk memulihkan data Outlook Anda jika file .pst asli rusak atau hilang. Segala sesuatu yang disimpan dalam file .pst akan dikembalikan kedalam Outlook.

Ikuti langkah berikut untuk memulihkan, atau mengimpor data Anda ke Outlook:

1. Jika file .pst yang ingin Anda impor disimpan pada perangkat removable, seperti floppy disk, portable hardisk, CD-ROM, magnetic tape cassette, atau media penyimpanan lainnya, masukan atau hubungkan perangkat tersebut, lalu salin file .pst ke hardisk komputer Anda.
   
   Saat Anda menyalin file .pst, pastikan atribut Read-Only tidak dalam kondisi terpilih. Jika atribut ini terpilih, Anda mungkin akan mendapatkan pesan kesalahan berikut:
   Perangkat tertentu, file, atau path tidak dapat diakses. Kemungkinan telah terhapus, sedang dalam kondisi digunakan, ada masalah jaringan, atau mungkin Anda tidak memiliki izin untuk mengaksesnya. Tutup aplikasi yang menggunakan file ini dan coba kembali. (The specified device, file, or path could not be accessed. It may have been deleted, it may be in use, you may be experiencing network problems, or you may not have sufficient permission to access it. Close any application using this file and try again.)
   Jika Anda mendapatkan pesan kesalahan ini, hilangkan atribut Read-Only, dan salin kembali file tersebut.
2. Buka Outlook.
3. Pada menu File, klik Import And Export. Jika perintah tidak tersedia, arahkan pointer mouse ke simbol panah di bagian bawah menu, lalu klik Import and Export.
4. Klik Import from another program or file, lalu klik Next.
5. Klik Personal Folder File (.pst), lalu klik Next.
6. Ketikan path dan nama file .pst yang ingin Anda impor, lalu klik Next.
7. Pilih folder yang ingin Anda impor. Untuk mengimpor semuanya didalam file .pst, pilih bagian paling atas didaftar hirarki.
8. Klik Finish.

Bagaimana cara mentransfer data Outlook dari satu komputer ke komputer lainnya

Anda tidak dapat berbagi atau men-sinkronkan file .pst antara satu komputer dengan komputer lainnya. Namun, Anda dapat mentransfer data Outlook dari satu komputer ke komputer lainnya.

Gunakan petunjuk pada bagian "Bagaimana cara membuat salinan backup dari file .pst" untuk menyalin file .pst ke CD atau DVD-ROM atau media portabel lainnya, atau menyalin file ke komputer lain melalui jalur LAN/WAN.

Catatan Terhubung ke file .pst melewati jalur LAN/WAN tidak didukung dan dapat menyebabkan terjadinya masalah. Lihat artikel berikut untuk informasi lebih lanjut:

297019 Tidak ada dukungan untuk file folder pribadi yang melewati jalur LAN atau WAN

Anda mungkin ingin membuat juga file .pst sekunder baru yang ditujukan hanya untuk mentransfer data saja. Simpan data yang ingin Anda transfer kedalam file .pst baru ini dan hilangkan data yang tidak ingin Anda transfer. Jika Anda perlu untuk membuat file .pst sekunder untuk menyimpan data yang akan ditransfer antara dua komputer yang berbeda, atau untuk tujuan backup, gunakan langkah-langkah berikut:

1. Pada menu File, arahkan ke New, lalu klik Outlook Data File.
2. Ketikan nama yang unik untuk file .pst yang baru, sebagai contoh, ketikan Transfer.pst, lalu klik OK.
3. Ketikan nama display untuk file Personal Folders, lalu klik OK.
4. Tutup Outlook.

Ikuti langkah berikut untuk menyalin file .pst yang telah ada:

1. Gunakan instruksi di bagian "Bagaimana cara membuat salinan backup dari file .pst" untuk membuat salinan backup dari file .pst yang ingin Anda transfer. Pastikan bahwa Anda menyalin backup file .pst ke CD-ROM atau removable media lainnya.
2. Salin backup file .pst file dari removable media ke komputer yang kedua.
3. Ikuti langkah-langkah di bagian "Bagaimana cara mengimpor file data .pst ke Outlook" untuk mengimpor file data .pst kedalam Outlook di komputer yang kedua.

Bagaimana cara mem-backup buku alamat pribadi

Buku alamat pribadi Anda mungkin berisi alamat e-mail dan informasi kontak yang tidak terdapat didalam buku alamat Outlook atau daftar kontak. Buku alamat Outlook dapat tersimpan di mailbox Exchange Server atau didalam file .pst. Namun, buku alamat pribadi membuat file terpisah yang tersimpan di hardisk Anda. Untuk memastikan bahwa buku alamat ini dapat dibackup, Anda harus memasukan semua file yang memiliki ekstensi .pab dalam proses backup yang Anda lakukan.

Ikuti langkah berikut untuk mencari lokasi file buku alamat pribadi Anda:

1. Jika Anda menggunakan Windows Vista: Klik Start.
   
   Jika Anda menggunakan Windows XP: Klik Start, lalu klik Search.
   
   Jika Anda menggunakan Microsoft Windows 95 atau Microsoft Windows 98: Klik Start, arahkan ke Find, lalu klik Files or Folders.
   
   Jika Anda menggunakan Microsoft Windows 2000 atau Microsoft Windows Millennium Edition (Me): Klik Start, arahkan ke Search, lalu klik For Files or Folders.
2. Ketikan *.pab, lalu tekan ENTER atau klik Find Now.
   
   Catat lokasi file .pab. Gunakan My Computer atau Windows Explorer untuk menyalin file .pab ke folder yang sama atau ke media penyimpan data yang berisikan backup file .pst.

Anda dapat menggunakan backup ini untuk merestore buku alamat Anda ke komputer Anda atau mentransfernya ke komputer lainnya. Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk merestore buku alamat tersebut:

1. Tutup semua program messaging seperti Outlook, Microsoft Exchange, atau Windows Messaging.
2. Klik Start, lalu klik Run. Copy dan paste (atau ketikan) perintah berikut ini pada kotak isian yang tampil, lalu tekan ENTER:
   control panel
   Control Panel akan ditampilkan.
   
   Catatan Jika Anda mendapatkan layar Pick a category, klik User Accounts.
3. Klik-ganda icon Mail.
4. Klik  Show Profiles.
5. Klik profil yang sesuai, lalu klik Properties.
6. Klik Email Accounts.
7. Klik Add a New Directory or Address Book, lalu klik Next
8. Klik Additional Address Books, lalu klik Next.
9. Klik Personal Address Book, lalu klik Next.
10. Ketikan path dan nama file dari buku alamat personal yang ingin Anda restore, klik Apply, lalu klik OK.
11. Klik Close, lalu klik OK.

Catatan Buku alamat Outlook adalah layanan yang digunakan profil untuk mempermudah penggunaan folder kontak didalam Mailbox, folder file pribadi, atau folder publik sebagai buku alamat email. Buku alamat Outlook sendiri tidak berisikan data apapun yang harus disimpan.

Bagaimana cara menggunakan utilitas Personal Folder Backup untuk mem-backup file .pst secara otomatis 

Microsoft telah merilis sebuah utilitas untuk mem-backup file personal folder (.pst) Anda. Untuk mengunduh utilitas ini, kunjungi Web site Microsoft berikut:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=8B081F3A-B7D0-4B16-B8AF-5A6322F4FD01&displaylang=en

For more information about the Personal Folder Backup utility, click the following article number to view the article in the Microsoft Knowledge Base:

238782 How to automatically backup your personal folders file

Bagaimana cara mem-backup file pengaturan Outlook 

Jika Anda memiliki setelan kustom, seperti misalnya setelan toolbar dan Favorites, yang kemudian ingin Anda replikasi ke komputer lainnya atau merestorenya ke komputer Anda, Anda dapat menyertakan file-file berikut dalam backup Anda:

• Outcmd.dat: File ini menyimpan setelan toolbar dan menu.
• ProfileName.fav: Ini adalah file Favorites Anda, yang menyertakan setelan untuk Outlook bar (hanya berlaku pada Outlook 2002 dan versi sebelumnya).
• ProfileName.xml: File ini menyimpan preferensi panel navigasi (hanya berlaku pada Outlook 2003 dan versi yang lebih baru).
• ProfileName.nk2: File ini menyimpan nama-nama panggilan untuk AutoComplete.
• File Signature: Tiap-tiap signature atau tandatangan memiliki file sendiri dan menggunakan nama file yang sama dengan nama signature yang Anda buat. Sebagai contoh, jika Anda membuat signature dengan nama MySig, maka file-file berikut ini akan dibuat didalam folder Signatures: 
  • MySig.htm: File ini menyimpan signature otomatis dalam format HTML.
  • MySig.rtf: File ini menyimpan signature otomatis dalam format Microsoft Outlook Rich Text Format (RTF).
  • MySig.txt: File ini menyimpan signature otomatis dalam format plain text. 
  Lokasi file-file signature ini bergantung pada versi Windows yang Anda gunakan. Gunakan daftar berikut ini untuk menentukan lokasi yang sesuai:
  • Windows Vista atau Windows 7: Drive\users\Username\appdata, dimana Drive adalah lokasi drive dimana Outlook di-install dan Username adalah nama pengguna yang menginstall Outlook tersebut. 
  • Windows XP atau Windows 2000: Drive\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook, dimana Drive adalah lokasi drive dimana Outlook di-install dan Username adalah nama pengguna yang menginstall Outlook tersebut. .
  • Windows 98 atau Windows Me: Drive\Windows\Local Settings\Application Data, dimana Drive adalah lokasi drive dimana Outlook di-install.

Catatan Jika Anda menggunakan Microsoft Word sebagai penyunting email Anda, maka signatures tersimpan didalam file Normal.dot sebagai entri AutoText. Anda harus mem-backup file ini juga.

Bagaimana cara untuk menemukan file .pst 

Jika Anda tidak mengetahui lokasi file .pst lama didalam komputer Anda dan Anda ingin menambahkan file .pst ini kedalam profil Outlook Anda, bagian ini akan menjelaskan bagaimana cara mencari file .pst dan kemudian menambahkannya kedalam profil Outlook Anda.

Untuk mencari file .pst tersebut, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Untuk mencari file .pst: 
   • Jika Anda menggunakan Windows Vista: Klik Start, lalu Computer. Perhatikan lokasi jendela search di sudut kanan atas.  
   • Jika Anda menggunakan Windows XP: Klik Start , lalu klik Search .
   • Jika Anda menggunakan Microsoft Windows 95 atau Microsoft Windows 98: Klik Start , arahkan ke Find , lalu klik Files or Folders.  
   • Jika Anda menggunakan Microsoft Windows 2000 atau Microsoft Windows Millennium Edition (Me): Klik Start, arahkan ke Search, lalu klik For Files or Folders .
2. Ketikan *.pst, lalu tekan ENTER atau klik Find Now. Perhatikan lokasi file .pst yang ingin Anda tambahkan kedalam Outlook. Catat lokasi file .pst tersebut. 
3. Tutup jendela search dan jalankan Outlook. Klik menu File, lalu pilih Data File Management.
4. Klik tombol Add, lalu pilih tipe file .pst yang sesuai yang akan ditambahkan: Jika file .pst Anda dibuat pada Outlook 2007, pilihlah Office Outlook Personal Folders File (.pst). Jika file .pst Anda dibuat pada Outlook versi sebelumnya, seperti Outlook 97, 2000, atau XP, maka pilihlah Outlook 97-2002 Personal Folders File (.pst).
5. Arahkan ke lokasi file .pst yang telah Anda temukan sebelumnya. Pilih file .pst tersebut dan klik OK.
6. Ketikan nama bebas untuk file .pst terse